Opinia Krajowej Rady Sądownictwa z dnia 29 lipca 2016 r. (Nr WO 020-106/16)
OPINIA
KRAJOWEJ RADY SĄDOWNICTWA
z dnia 29 lipca 2016 r.
w przedmiocie projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Krajowa Rada Sądownictwa, po zapoznaniu się z treścią przedłożonego jej do zaopiniowania projektu założeń projektu ustawyo zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, dostrzega potrzebę stworzenia takiej regulacji i jednocześnie konieczność precyzyjnego uregulowania zasad przechowywania akt pracowniczych przez pracodawców lub inne podmioty, ewentualnie – alternatywnie – wszystkich danych zawartych w aktach pracowniczych bez uszczerbku dla praw pracowników i ubezpieczonych.
Rada zwraca uwagę, że szczegółowa ocena propozycji legislacyjnych będzie możliwa dopiero po zapoznaniu się z konkretnymi, technicznymi propozycjami rozwiązań, uregulowanymi w projekcie ustawyo zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Już w tej chwili Krajowa Rada Sądownictwa zwraca uwagę, że założenia projektu powinny uwzględniać to, że akta pracownicze osób zatrudnionych w latach 60-tych, 70-tych i 80-tych nie były prowadzone w formie elektronicznej i dlatego powinny być w dalszym ciągu przechowywane przez ustawowy 50-letni okres w formie tradycyjnej (papierowej), ponieważ jeszcze przez długi czas organy rentowe (przede wszystkim Zakład Ubezpieczeń Społecznych) oraz sądy pracy i ubezpieczeń społecznych będą sięgały do tych akt w celu ustalenia uprawnień ubezpieczonych (byłych pracowników) do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (przede wszystkim emerytur i rent rodzinnych). Proponowane przez ustawodawcę zmiany nie mogą pogarszać sytuacji tych osób, które będą dochodzić w przyszłości uprawnień z tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym w latach 70-tych i 80-tych, zwłaszcza że wielu ówczesnych pracodawców już w tej chwili nie istnieje i nie ma też ich następców prawnych. Z tego punktu widzenia istotny jest nie tylko sam okres zatrudnienia, ale także przebieg zatrudnienia, zajmowane stanowiska pracy, uzyskiwane przychody, praca w warunkach szczególnych, korzystanie z uprawnień rodzicielskich itd.
Konieczne jest jednoznaczne określenie daty, od której akta pracownicze będą prowadzone elektronicznie, z zachowaniem dotychczasowych regulacji dotyczących przechowywania tradycyjnych (papierowych) akt osobowych pracowników przez dotychczas określony okres (nawet przez 50 lat), ponieważ jest to niezbędne dla zapewnienia gwarancji otrzymania świadczeń z systemu ubezpieczeń społecznych.
Nałożenie na Zakład Ubezpieczeń Społecznych obowiązku przechowywania wszystkich danych dotyczących przebiegu ubezpieczenia dla celów ustalenia przyszłego prawa do świadczeń i ich wysokości, jest prawidłowym kierunkiem, jednak może to obejmować tylko zatrudnienie od 1999 r., a nie obejmuje lat wcześniejszych, podczas gdy w tej chwili o przeliczenie wysokości emerytur występują osoby, które były zatrudnione 30 lat wcześniej (w latach 60-tych).
Argument, że zmiana zasad przechowywania danych niezbędnych dla przyszłego ustalenia uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, wiąże się z kosztami ponoszonymi przez pracodawców z tytułu długotrwałego przechowywania akt papierowych, które szacuje się na 130 mln zł rocznie, nie bierze pod uwagę, że przechowywane akt przez prywatne podmioty świadczące komercyjnie takie usługi wiąże się z ich dochodami z tego tytułu.
Założenia projektu ustawy powinny uwzględniać zapowiadane zmiany w systemie ubezpieczeń społecznych (zwłaszcza co do zasad przyznawania emerytur pracowniczych).