Opinia Krajowej Rady Sądownictwa z dnia 31 lipca 2014 r. (Nr WOK 020-90/14)
OPINIA
KRAJOWEJ RADY SĄDOWNICTWA
z 31 lipca 2014 r.
w przedmiocie projektu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie trybu zakładania konta, sposobu dostępu do konta oraz podejmowania czynności w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie w sprawie powołania do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim
Krajowa Rada Sądownictwa, po zapoznaniu się z projektem rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie trybu zakładania konta, sposobu dostępu do konta oraz podejmowania czynności w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie w sprawie powołania do pełnienia urzędu na stanowisku sędziowskim zgłasza do niego następujące uwagi.
Projektowany § 1 ust. 7 oraz § 11 ust. 2 rozporządzenia
Projektodawca definiując repozytorium ustala dwa rozumienia tego terminu. Początkowo określa je jako elektroniczny zbiór dokumentów w systemie teleinformatycznym dotyczących danej sprawy, później jako obejmujące dokumenty, pisma i powiadomienia.
Ponadto uwzględniając § 10 ust. 1 repozytorium obejmuje także elektroniczne potwierdzenie odbioru korespondencji.
Niejasna pozostaje także relacja użytych w projekcie określeń: repozytorium i elektronicznych akt sprawy (§ 7 ust. 2, § 9 ust. 2).
Projektowany § 3 ust. 1 pkt 5 i § 4 ust. 1 pkt 2 lit. e rozporządzenia
Przyjęte ustawowo rozwiązania oparte są na założeniu, że korespondencja z kandydatami będzie się odbywała za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości, w związku z tym Rada podkreśla, że ewentualne wykorzystanie adresu poczty elektronicznej będzie miało bardzo ograniczony zakres.
Projektowany § 3 ust. 1 pkt 7 i 8 oraz § 4 ust.1 pkt d, g i h rozporządzenia
Zdaniem Krajowej Rady Sądownictwa w procesie zakładania konta w systemie teleinformatycznym zbędne jest wymaganie podania numeru dokumentu tożsamości, miejsca urodzenia i zawodu. Zarówno z uwagi na zakres danych zawieranych w karcie zgłoszenia jak i fakt, że założenie konta za pośrednictwem sądu następuje po weryfikacji pracownika sądu podawanie kompletu tych danych na tym etapie wydaje się zbędne.
Projektowany § 6 rozporządzenia
Krajowa Rada Sądownictwa podtrzymuje stanowisko o konieczności synchronizacji nowego systemu z systemami funkcjonującymi w Biurze Krajowej Rady Sądownictwa. Przepis ten powinien, wobec tego, wskazywać sposób wyznaczania osób do wykonywania czynności w systemie teleinformatycznym ze szczególnym uwzględnieniem obsługi mechanizmów udostępniania danych systemom Krajowej Rady Sądownictwa.
Zdaniem Krajowej Rady Sądownictwa projekt powinien doprecyzować rozumienie określenia „umożliwiają im działanie”, poprzez wskazanie sposobu wykonania tej czynności, zwłaszcza odnośnie do Przewodniczącego Krajowej Rady Sądownictwa.
Projektowany § 7 ust. 1 pkt 3, ust. 2 i 3 rozporządzenia
Sformułowanie „profilem zaufanym ePUAP” powinno być zastąpione „podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP”, zgodnie z terminologią ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Użyte w § 7 ust. 2 określenie „elektronicznych akt sprawy” zostało niezdefiniowane i wydaje się przecinać z zakresem „repozytorium” (por. uwagi do § 1 ust. 7 oraz § 11 ust. 2 rozporządzenia).
Projektowany § 7 ust. 3 budzi wątpliwości co do miejsca udostępniania wymagań technicznym systemu teleinformatycznego w rozumieniu rozporządzenia. Informacje te powinny być zawarte na stronie dostępowej do systemu teleinformatycznego, po przejściu na stronę internetową uwierzytelnienia w tym systemie, do której kierowałby odnośnik zawarty na stronie internetowej Krajowej Rady Sądownictwa.
Projektowane ust. 4-6 w § 11 rozporządzenia
Dostrzegając treść art. 57af ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych konieczne jest wyraźne uregulowanie, które wskazywałoby na pozostawienie danych w systemie teleinformatycznym do dyspozycji Krajowej Rady Sądownictwa, dla której wówczas byłoby to archiwum zakładowe bądź wskazanie zasad przekazywania danych do systemów Rady. Zgodnie z wydanymi na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przepisami kancelaryjno-archiwalnymi dokumentacja dotycząca spraw powołań do pełnienia urzędu na stanowisku sędziego stanowi w Krajowej Radzie Sądownictwa materiał archiwalny i jest przechowywana wieczyście - przez 25 lat w Archiwum Zakładowym Krajowej Rady Sądownictwa. Dokumentacja ta po 25 latach jest przekazywana do Archiwum Państwowego (dla materiałów cyfrowych byłoby to Narodowe Archiwum Cyfrowe i 10 lat).